Ersteinrichtung
Nach der Installation der Verastalterei wird zuerst unter der eigegebenen Webadresse bzw. URL
[DEINE_URL]/setup die Ersteinrichtung durchgeführt. Dafür wird ein erster Benutzeraccount
angelegt, der automatsch volle Administratorrechte erhält. Dafür müssen ein Benutzername, ein
b>Passwort und der Lizenzschlüssel eingegeben werden, der im Paket enthalten ist:
- Lizenzschlüssel:
VER-JJJJ-NNNNNN> - Benutzername: frei wählbar, z.B.
Admin - Passwort: nach den Regeln im Bild
- Passwort wiederholen
Danach wird die Ersteinrichtung abgeschlossen und die Datenbank angelegt. Dies kann einige Sekunden dauern. Anschließend wirst du automatisch einlgelogget und kannst die Oberfläche kennenlernen.
Login
Wird Veranstalterei zu einem anderen Zeitpunkt aufgerufen, erscheint die Login-Maske. Hier müssen der
zuvor angelegte Benutzername und das Passwort eingegeben werden. Nach dem Klick auf den Button
Login gelangt man in die Oberfläche.
Du kannst dich mit einem Klick auf den Button Logout oben rechts (siehe nächster Kasten) jederzeit wieder ausloggen.
Nach 120 Minuten Untätigkeit wirst du automatisch ausgeloggt. Diese Zahl kann in der Konfiguration angepasst
werden. Danach erscheint wieder die Login-Maske.
Startbildschirm nach dem Login
Nach der erfolreichen Erstanmeldung erscheint der Startbildschirm mit der Übersicht der Events.
Oben ist die Hauptnavigation mit den wichtigsten Menüpunkten zu sehen. Unterhalb der blauen Leiste
befindet sich die Übersicht der heute anstehenden Events. Mit einem Klick auf das Events glangst
du in die Detailansicht des jeweiligen Events. Hier können alle relevanten Daten eingesehen und
bearbeitet werden.
In der Suchleiste kannst du nach Events, Kunden oder Personal gesucht werden. Der Button
Alle Events zeigt eine Liste aller Vergangenen, aktuellen und zukünftigen Events.
Auf dem Startbildschirm werden zudem Systemeereignisse angezeigt, wie z.B. neue Reservierungen, die von
anderen Systemen, z.B. TheFork, importiert wurden. Diese können mit einem Klick direkt bearbeitet werden.
Auch andere Ereignisse, wie durchgeführte Updates oder Systemmeldungen werden hier angezeigt.
Navigation im Überblick
Die Hauptnavigation von Veranstalterei befindet sich oben in der blauen Leiste. Das Bild zeigt
der Übersichtlichkeit halber die Mobilversion mit den Menüpunkten untereinander. Hier gelangst
du zu den wichtigsten Bereichen von Veranstalterei:
Zur Startseite
Veranstaltungen anlegen, verwalten und für die Mitarbeitenden veröffentlichen
Kunden anlegen und verwalten
Mitarbeiter anlegen, Teams und Abteilungen zuordnen und aus anderen Personalsystemen importieren
Bereiche mit Kapazitäten festlegen
Ausstattungen anlegen und Abteilungen zuordnen
Buchhaltungsvorlagen erstellen und Events zuteilen
Hilfeseite zur jeweiligen Seite aufrufen
Systemeinstellungen und Verwaltung der Veranstalterei
Offene Reservierungen aus anderen Systemen bearbeiten
Workflow: In welcher Reihenfolge einrichten?
Diese Anleitung ist nach Themen geordnet, mit den Events zuerst, weil sie der Mittelpunkt von Veranstalterei sind. Beim ersten Einrichten ist die Reihenfolge aber umgekehrt am einfachsten: Lege zuerst die Grunddaten an, damit du sie später beim Event direkt auswählen kannst.
- Bereiche anlegen, also deine Räume und Flächen mit ihren Kapazitäten.
- Personal anlegen und in Teams und Abteilungen einteilen.
- Ausstattung anlegen und den Abteilungen zuordnen.
- Kunden anlegen, für die du später Events planst.
- Events erstellen und die eben angelegten Bereiche, das Personal, die Ausstattung und den Kunden zuweisen. Erstellte Events werden dann veröffentlich, das Sheet erstellt und das eingeteilte Personal benachrichtigt. Bei späteren Änderungen im Event bekommt nur betroffenes Personal eine weitere Nachricht.
Zwei Dinge laufen nebenher: Über Administration legst du die allgemeinen Einstellungen fest, etwa Firmenname, Logo und weitere Angaben, die auf dem Function Sheet und in der App erscheinen. Und jeder Mitarbeiter bekommt eine Rolle, die bestimmt, was er sehen und tun darf.
- Team sieht die eigenen Einteilungen und die veröffentlichten Function Sheets.
- Planer erstellen und verwalten Events und Stammdaten.
- Admin hat zusätzlich Zugriff auf die Administration und die allgemeinen Einstellungen.