Events | Anleitung | Veranstalterei

Kalenderansicht

Die Seite öffnet sich standardmäßig in der Kalenderansicht, die alle Events in einer Monatsübersicht darstellt. Die Events sind farbig nach Bereich sortiert, sodass du auf einen Blick erkennst, welche Bereiche an welchem Tag aktiv sind. Du kannst zwischen Monats-, Wochen-, Tages- und Agendaansicht für eine Woche wechseln.

Klicke auf einen Tag im Kalender, um ein neues Event zu erstellen. Alternativ kannst du auch auf den Button + Event erstellen oben rechts klicken, um ein Event anzulegen. In der Wochen- und Tagesansicht kannst du auch direkt auf einen Zeitslot klicken, um ein Event zu erstellen.

Ein Klick auf ein bestehendes Event öffnet die Detailansicht, in der du alle Informationen zum Event siehst und bearbeiten kannst. Wird das Event mit dem Mauszeiger berührt, zeigt ein Tooltip weitere Eigenschaften an. Das geht natürlich nicht in der Mobilansicht.

Event erstellen und bearbeiten

Sidebar mit Formular zum Erstellen eines Events

In der Sidebar kann das bestehende Event bearbeitet oder ein neues Event erstellt werden. Alle Eingaben können mit dem Klick auf das X oben rechts verworfen werden.

Vorlage
Ein Event kann auf Basis einer Vorlage erstellt werden, die bereits alle relevanten Informationen enthält. Vorlagen können gespeichert werden, sobald ein Event angelegt wurde. So können wiederkehrende Events schnell und einfach erstellt werden. Diese Vorlagen können aus dem Dropdown-Menü ausgewählt oder beim Klick auf gelöscht werden.
Titel Pflichtfeld
Name des Events, der in der Kalenderansicht und in der Detailansicht angezeigt wird.
Kunde Pflichtfeld
Aus einem Dropdown-Menü kann ein Kunde ausgewählt werden, der bereits in der Kundendatenbank angelegt wurde. Alternativ kann ein neuer Kunde direkt im Event mit Klick auf den + Button angelegt und später im Bereich Kunden bearbeitet werden.
Ansprechpartner
Der Ansprechpartner mit Telefonnummer wird automatisch aus den Kundendaten übernommen, sofern sie dort hinterlegt sind. Alternativ kann ein anderer Ansprechpartner direkt im Event angelegt werden.
Anreise
Hier können Informationen zur Anreise in einem freien Textfeld, z.B. Verkehrsmittel oder Ankunft eingetragen werden.
Hauptbereich Pflichtfeld
Aus einem Dropdown-Menü kann ein Veranstaltungsbereich ausgewählt werden, der bereits in Bereiche angelegt wurde. Schließt das Event mehrere Bereiche ein, so können aus einer Liste darunter mehrere weitere Bereiche ausgewählt werden. Wurden im Bereich Bestuhlungsvarianten festgelegt, sind sie hier ebenfalls auswählbar.
Beginn und Ende Pflichtfeld
Start- und Endzeitpunkt des Events. Der Zeitraum kann auch über mehrere Tage gehen.
Doppelbelegungen werden abgefangen.
Standby
Das ist der Zeitpunkt in dem die Vorbereitungen abgeschlossen sein müssen.
Gästezahl Pflichtfeld
Dieses Feld ist für die Anzahl der Teilnehmer. Da Bereiche anders aufgebaut werden können, ist auch eine größere Zahl an Gästen, als in Bereiche festgelegt, möglich.
Menü bearbeiten...
Soll ein Menü eingeplant werden, so kann dies in einem separaten Fenster aus einer Vorlage oben aus einem Dropdown-Menü ausgewählt werden. Neue Menüs können direkt ins Textfeld eingeben werden, der Button Leervorlage füllt das Textfeld mit einigen Vorgaben (siehe Bild). Das fertige Menü kann nun mit dem Button Als Vorlage Speichern in zukünftigen Events wieder ausgewählt werden. Button Übernehmen überträgt das Menü in das Event, Abbrechen verwirft die Eingaben.
Ablauf...
Hier erscheint ein freies Textfeld, in welches der zeitliche Ablauf das Events beschrieben werden kann.
Notizen bearbeiten...
Das ist ebenfalls ein freies Textfeld, das für alle möglichen weiteren Angaben gedacht ist, die in den bisherigen und nach dem Speichern verfügbaren Feldern (siehe Punkt 3) nicht erfasst werden.
Speichern
Mit diesem Button wird das Event im Kalender gespeichert und kann nun mit Personal, Ausstattung und Buchhaltungsvorlagen versehen werden (Punkt 3).
Wird ein anderes Datum gewählt, das Formular mit X geschlossen, die Seite über einen Link verlassen oder der Browser bzw. Tab geschlossen ohne zu Speichern, wirst du gewarnt.

Personal, Ausstattung, Bilder & Buchungsvorlage

Wurde das Event erstellt oder ein bestehendes Event angewählt, können nun weitere Elemente hinzugefügt werden. Um das Event wieder zu löschen, genügt ein Klick auf den roten Button.

Warum lassen sich Personal, Ausstattung, Bilder und Buchhaltungsvorlagen erst nach dem Speichern zuweisen? Für jede dieser Zuweisungen wird eine eigene Seite geöffnet. Ein noch nicht gespeichertes Event existiert aber noch nicht in der Datenbank, mit der die Elemente verknüpft werden, und deine bisherigen Eingaben gingen beim Seitenwechsel verloren. Speichere das Event also einmal, danach kannst du alles Weitere zuweisen.

Kopieren
Wird Kopieren gewählt, kann dieses Event direkt unter einem anderen Zeitpunkt gespeichert werden.
Als Vorlage
Das Event kann bei der Erstellung eines neuen Events als Vorlage aus dem oberen Dropdown-Menü immer wieder ausgewählt werden.
Speichern & Veröffentlichen
Ist das Event komplett, kann es veröffentlicht werden. Damit wird das Function Sheet erstellt und das zugewiesene Personal benachrichtigt. Unveröffentlichte Events werden oben als unveröffentlicht angezeigt.

Dieser Punkt ist umfangreicht in wird auf einer eingen Seite Veröffentlichen erklärt.

Personal, Ausstattung und Buchhaltungsvorlagen zuweisen

Personal einteilen

Hier können Mitarbeiter auf einer neuen Seite aus der Personalverwaltung zugewiesen werden, die für das Event eingeplant werden sollen.

Links wird das eingeteilte Personal angezeigt, auf der rechten Seite das verfügbare Personal, eingeteilt in Teams und den Abteilungen, die zuvor im Menüpunkt Personal eingerichtet wurden.

Ausstattung einteilen

Dieses Fenster ist ähnlich gestaltet, allerdings hat die Eingeteilt-Spalte einen zweiten Reiter Aufbau.

Unter Ausstattung werden die Ausstattungselemente, z.B. Gläser, eingeteilt, die zuvor im Menüpunkt Ausstattung angelegt wurden. Mengenangaben oder Hinweise können bei Notizen eingetragen werden. Reiter Aufbau weist konkrete Arbeitsschritte, z.B. Bestuhlung zu.

Bilder

An jedes Event können bis zu 5 Bilder, z.B. gezeichnete Raumpläne oder Fotos von gleichen, zurückliegenden Events zugehängt werden. Die Gesamtgröße ist auf 20 Megabyte begrenzt, um nicht versehentlich mit riesigen Datenmengen die Datenbank zu belasten. Die Fotos werden im Sheet dargestellt und können dort vergrößert werden.

Buchhaltungsvorlage

Aus dem Dropdown-Menü kann eine vorher im Menü unter Buchhaltung erstellte Vorlage gewählt werden, die an das Sheet angehängt wird. Sollte keine Vorlage passen oder eine einmalige, individuelle Buchhaltungsseite benötigt werden, wird im Dropdown Eigenes Sheet ausgewählt. Dieses eigene Sheet wird anschließend im Bereich Buchhaltung definiert und gilt nur für dieses Event.

Sheet / Drucken

Erzeugt das Function Sheet zum Ausdrucken oder um es als PDF zu speichern. Mehr dazu unter Veröffentlichen.

Gelesen & Erledigt

Dieser Button öffnet eine Fortschrittsübersicht über des Event. Der Reiter Personal zeigt an, wer das Sheet über die App oder den Browser gesehen hat. Ausstattung und Aufbau zeigen die bearbeiteten Elemente an, die die Mitarbeitenden ebenfalls über App oder Browser abgehakt haben.

Darstellung

Oben neben der Schaltfläche + Event erstellen kann nach Klick auf den Button Darstellung das Sheet angepasst werden.

Das Textfeld legt eine Überschrift fest, z.B. Function zur Verdeutlichung. Der Text kann mit einer individuellen Farbe und Schriftgröße versehen werden und erscheint auf jeder Seite des Sheets.

Auch die eigentliche Schriftgröße des Sheets kann darunter angepasst werden. Seitenumbrüche werden versucht, möglichst optimiert zu werden. Die Buchhaltungsseite kann einen erzwungenen Seitenbumbruch erhalten.

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