Bereiche sind die Räume und Flächen, in und auf denen Events stattfinden, etwa Saal, Terrasse oder Außenbereich. Diese Seite zeigt, wie ein Bereich mit Kapazität und Kalenderfarbe angelegt wird, wie sich mehrere Bestuhlungsvarianten hinterlegen lassen und wie eine fest vorhandene Grundausstattung dem Bereich zugeordnet wird. Beim Anlegen eines Events werden ein oder mehrere Bereiche dann als Veranstaltungsort ausgewählt.
Übersicht
Die Übersicht zeigt alle angelegten Bereiche, denen Events als Veranstaltungsort
zugewiesen werden können, z.B. Raum, Saal, Terrasse oder Außenbereich. Die Tabelle zeigt
den Bereich, die maximale Kapazität und die Anzahl der bisher zugewiesenen
Events.
Ein Klick auf die Zahl zeigt alle diese Events in einer weiteren Tabelle an. Wird an einer
anderen Stelle innerhalb der Spalte geklickt, kann der Bereich bearbeitet werden.
Ein neuer Bereich wird mit dem gleichnamigen Button erstellt.
Unter der Tabelle steht die Karte Betrieb geschlossen für
Betriebsferien und andere Schließzeiten.
Bereich anlegen und bearbeiten
Wie auch beim Menüpunkt Kunden werden Bereiche in der Sidebar mit einigen Feldern angelegt. Name ist
auch hier das einzige Pflichtfeld. Der Hauptbereich legt fest, ob dieser Bereich ein Unterbereich eines
anderen Bereiches ist. Im Beispiel in der Tabelle des ersten Bild ist Bühne ein Unterbereich von
Großer Saal. Die Kapazität gibt die Höchstgrenze an Personen an, es kann aber, z.B. bei
individueller Bestuhlung, auch leer gelassen werden.
Die Felder Bestuhlungsvarianten und Grundausstattung werden in den Punkten 3 und 4 beschrieben.
Farbe im Kalender öffnet ein vom Betriebssystem erzeugtes Auswahlfenster, um eine Farbe für den Raum
festzulegen, mit der die Events in diesem Bereich im Kalender und in der Übersicht angezeigt
und somit von anderen leichter unterschieden werden können.
Sind alle Angaben komplett, kann der Bereich mit Klick auf Speichern gesichert werden. Wird ein Bereich
bearbeitet, befindet sich neben diesem Button ein Mülleimer zum Löschen des Bereiches.
Bestuhlungsvarianten
Sollte ein Bereich mehrere Bestuhlungsvarianten und somit unterschiedliche Kapazitäten haben, können die Varianten, z.B. Reihenbestuhlung, Bankett, Stehempfang jeweils mit eigener Kapazität eingetragen werden. Bei der Erstellung eines Events kann eine der Varianten ausgewählt werden.
Grundausstattung pro Bereich
Manche Bereiche verfügen über eine Ausstattung, die in einem Bereich fest vorhanden ist, z.B. eine feste Bühne, Beamer, Bestuhlung. Wenn sie hier dem Bereich zugeordnet werden, wird die Grundausstattung bei der Eventerstellung angezeigt und kann schnell bei Bedarf zugefügt werden.
Betrieb geschlossen
Unter der Bereichstabelle liegt die Karte Betrieb geschlossen. Hier
werden Zeiträume eingetragen, in denen das Haus zu ist: Betriebsferien,
Feiertage, Renovierung. Jeder Zeitraum hat ein Von- und ein
Bis-Datum sowie einen Grund, der später als Beschriftung
erscheint. Beide Tage zählen mit.
Die Zeiträume gelten für alle Bereiche. Im Kalender werden sie als
farbige Fläche hinter den betroffenen Tagen dargestellt, der Grund steht
im Tooltip.
Ein Event lässt sich trotzdem planen. Beim Speichern erscheint nur eine
Rückfrage, denn Betriebsferien müssen nicht unbedingt für die Räume
gelten. Eine Tagung oder eine geschlossene Gesellschaft kann gerade dann
stattfinden.
Mit der Reserviererei sind in diesen Zeiträumen zusätzlich keine
Reservierungen mehr möglich, weder online noch im Haus. Buchungen über
angebundene Fremdsysteme kommen weiterhin herein, dort gilt der
Kalender des jeweiligen Anbieters.
