Veröffentlichen

Veröffentlichen ist der Schritt, mit dem aus der internen Planung ein fertiges Event wird: Das Function Sheet wird erstellt, die eingeteilten Mitarbeitenden werden informiert und das Event kann als PDF oder über einen Link geteilt werden.

Sollte es nachträgliche Änderungen geben, kann ein Event erneut veröffentlicht werden, dabei werden nur die betroffenen Mitarbeitenden informiert.

Wird ein bereits veröffentlichtes Event nachträglich bearbeitet und gespeichert, sind die Änderungen sofort über den geteilten Link sichtbar, aber noch nicht bestätigt. Auf dem Sheet erscheint dann ein Hinweisstreifen, bis das Event erneut veröffentlicht wird. Verbindlich bleibt bis dahin der zuletzt mitgeteilte Stand.

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Was beim Veröffentlichen passiert

Unveröffentlichte Events werden in der Event-Sidebar entsprechend angezeigt. Auch bei den Benachrichtigungen über die Glocke werden alle unveröffentlichten Events aufgelistet. Beim Klick auf einen Eintrag gelangt man zum Veröffentlichen-Dialog, ebenso über einen Klick auf den Speichern und Veröffentlichen-Button in der Event-Sidebar.

Beim Veröffentlichen wird das Function Sheet erstellt, ein Snapshot (aktueller Stand) des Events wird gespeichert, damit später Änderungen erkannt werden können, das eingeteilte Personal wird über die gewählten Kanäle benachrichtigt und offene Freigaben der Abteilungsleitungen gelten als erledigt.

Die Planung gilt nun als abgeschlossen und das Personal kann anhand des Function Sheets z.B. in der App die ausstehenden Aufgaben abarbeiten und Feedback geben. Außerdem kann die Buchhaltung für das Event gepflegt werden.

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Der Veröffentlichen-Dialog

Diese Dialogseite legt fest, wer eine Benachrichtigung und einen Link zum Function Sheet erhalten soll, um so über ein neues Event oder Änderungen im Event benachrichtigt zu werden.

Öffentlicher Link

Jedes Event besitzt einen eigenen öffentlichen Link, angezeigt im ersten Bereich. Über ihn lässt sich das Function Sheet teilen, per WhatsApp, Slack, E-Mail oder direkt im Browser oder der App. Alle eingeteilten Personen erhalten denselben Link, er zeigt stets den aktuell gespeicherten Stand des Events.

Ob sich der Link ohne Anmeldung öffnen lässt, legt eine Einstellung unter Administration fest. Dort befindet sich der Schalter Öffentliche Event-Links nur für angemeldete Nutzer. Ist er aktiv, lässt sich ein geteiltes Sheet nur nach Anmeldung öffnen. Externe Dienstleistende ohne Konto und Personen, die ihren Zugang noch nicht aktiviert haben, sehen es dann nicht mehr. Wer mit externen Dienstleistenden ohne Konto arbeitet, lässt den Schalter ausgeschaltet, damit diese das Sheet über den Link erreichen.

Öffentlicher Link im Veröffentlichen-Dialog

Benachrichtigungen

Der nächste Bereich ist für die Benachrichtigungen an alle beteiligten Mitarbeitenden zuständig. Das gesamte eingeteilte Personal wird aufgelistet. Alle Beteiligten und übergeordnet alle Abteilungen haben eine Checkbox. Wird der Haken entfernt, wird die betreffende Person bzw. die gesamte Abteilung von den Benachrichtigungen ausgeschlossen. Die Badges hinter den Namen zeigen die verfügbaren Kanäle.

Mit dem darunterliegenden Feld können weitere Personen zur Benachrichtigung hinzugefügt werden. Mit Eingabe des ersten Buchstabens macht die Veranstalterei Vorschläge. Weitere, nicht in der Veranstalterei vorhandene Personen können benachrichtigt werden, wenn sie im Feld Zusätzliche E-Mail-Adresse eingetragen werden. Das Feld ist nur sichtbar, wenn das E-Mail-System unter Administration eingerichtet wurde.

Die Schieberegler darunter legen fest, welche Kommunikationskanäle verwendet werden sollen. Es werden nur Kanäle angezeigt, die konfiguriert sind (E-Mail und Slack) und auch Empfänger haben. Ansonsten sind die Kanäle ausgegraut.

Benachrichtigungsliste mit Checkboxen und Kanälen

Wird benachrichtigt

Dieses Feld zeigt an, welche Personen über welchen Kanal benachrichtigt werden, dargestellt durch ein Symbol analog zu den Symbolen neben den Schiebereglern. Ein Warndreieck zeigt an, dass eine Person über die gewählten Kanäle nicht erreicht werden kann. Hat eine Person mehrere Symbole, wird sie über alle diese Kanäle benachrichtigt.

Eine Ausnahme bildet WhatsApp, dort kann weiter selektiert werden. Nach der Auswahl wird man auf WhatsApp-Web weitergeleitet, wo die Nachrichten mit Einladungslink verschickt werden können.

Vorschau, wer über welchen Kanal benachrichtigt wird

Über der Schaltfläche lässt sich die Stille Veröffentlichung anwählen. Damit wird das Event veröffentlicht, ohne Benachrichtigungen auszulösen und ohne die Änderungsmarkierungen zu setzen, gedacht für kleine Korrekturen wie Tippfehler (Siehe nächster Abschnitt).

Der Button Jetzt veröffentlichen schließt den Vorgang ab, erstellt das Function Sheet und versendet die gewählten Benachrichtigungen.

Liegt das Event in der Vergangenheit, erscheint vor dem Veröffentlichen eine Nachfrage, weil dabei trotzdem Benachrichtigungen an die eingeteilten Personen ausgelöst werden könnten.

Stille Veröffentlichung und Jetzt-veröffentlichen-Button

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Erneut veröffentlichen bei Änderungen

Wird ein bereits veröffentlichtes Event geändert und gespeichert, erkennt die Veranstalterei über den gespeicherten Snapshot, was sich geändert hat und markiert das Event als unveröffentlicht. Auf dem Function Sheet erscheint bis zur erneuten Veröffentlichung ein Hinweisstreifen.

Beim erneuten Veröffentlichen zeigt der Dialog nur die geänderten Punkte an. Es werden gezielt nur die davon betroffenen Personen benachrichtigt, nicht erneut alle Beteiligten. So bleibt die Kommunikation auf das beschränkt, was für die Einzelnen wirklich neu ist.

Der weitere Ablauf entspricht dem Veröffentlichen-Dialog aus dem vorherigen Schritt.

Dialog zeigt nur die geänderten Punkte eines Events

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Abmeldung entfernter Personen

Liste entfernter Personen zum Benachrichtigen

Wird eine bereits eingeteilte Person beim Bearbeiten des Events wieder aus der Personaleinteilung genommen, erkennt Veranstalterei das beim nächsten Veröffentlichen über den Snapshot der letzten Veröffentlichung. Solche Personen erscheinen im Dialog in einem eigenen Bereich als abgemeldet, jeweils mit einer Checkbox.

Wird die Checkbox gesetzt, erhält die Person über dieselben Kanäle wie die reguläre Benachrichtigung eine Abmeldungsbenachrichtigung mit dem Hinweis, dass sie für dieses Event nicht mehr eingeteilt ist. Bleibt die Checkbox leer, wird sie stillschweigend entfernt, ohne Nachricht. In beiden Fällen wird ihre Einteilung mit dem Veröffentlichen endgültig.

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Das Sheet in der App

Nach dem Veröffentlichen öffnen die eingeteilten Mitarbeitenden das individuelle Sheet im Browser oder mobil in der App, um das Event abzuarbeiten. Es zeigt alle Angaben des Events: Eckdaten, Ansprechpartner, Anreise, Ablauf, Menü, Notizen, das eingeteilte Personal sowie Ausstattung und Aufbau.

Direkt im Sheet lassen sich Ausstattung und Aufbau abhaken und Aufbaufotos hinzufügen. Der Aufruf wird zugleich als gesehen erfasst. Beides fließt in die Übersicht Gelesen & Erledigt ein, mehr dazu unter Events.

Wurde das Event nach der Veröffentlichung geändert, erscheinen an den betroffenen Stellen Geändert- bzw. Neu-Markierungen. Diese sieht nur, wer angemeldet und von der Änderung betroffen ist.

Dasselbe Sheet ist auch über den öffentlichen Link im Browser erreichbar, siehe Öffentlicher Link in Schritt 2.

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Das Function Sheet als PDF

Das Function Sheet in der druckbaren Ansicht

Über den Button Sheet / Drucken in der Event-Sidebar öffnet sich das Function Sheet in einer druckfertigen Ansicht in einem neuen Tab. Von dort lässt es sich über die Druckfunktion des Browsers ausdrucken oder als PDF speichern.

Dieses interne Sheet enthält alle Angaben des Events: Kunde, Ansprechpersonen, Bereiche und Bestuhlung, das eingeteilte Personal, Ausstattung und Aufbau, Anreise, Ablauf, Menü, Notizen, die eingebundenen Bilder sowie die Buchhaltung. Die Buchhaltung erscheint nur im internen Sheet, nicht im öffentlich geteilten. Auch werden hier bei externen Dienstleistenden die Telefonnummern angezeigt, um sie bei Problemen schnell kontaktieren zu können.

Wie das Sheet aussieht, also Überschrift, Schriftgröße und ob die Buchhaltung auf einer eigenen Seite gedruckt wird, wird zentral über Darstellung festgelegt und gilt für alle Sheets.