Administration: Kommunikation | Anleitung

Der zweite Reiter der Administration, Kommunikation, regelt, wie das Team über neue oder geänderte Events informiert wird. Zwei Kommunikationswege können hier eingerichtet werden: E-Mail und Slack. Push und WhatsApp werden hier nicht konfiguriert, denn Push aktiviert jeder für seine Geräte im Profil, WhatsApp läuft über einen geteilten Link ganz ohne Server.

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Übersicht

Der Reiter besteht aus vier Karten. Oben stehen die Standard-Benachrichtigungen, die festlegen, welche Kanäle beim Veröffentlichen vorausgewählt sind. Darunter liegen die E-Mail-Konfiguration und die Slack-Einrichtung sowie die Anbindung externer Reservierungssysteme (Punkt 5).

Jede Karte hat einen eigenen Speichern-Knopf. E-Mail und Slack besitzen zusätzlich einen Knopf zum Testen sowie, sofern die Zugänge eingerichtet sind, einen zum Entfernen der Zugangsdaten.

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Standard-Benachrichtigungen

Hier wird festgelegt, welche Kanäle beim Veröffentlichen eines Events schon vorausgewählt sind, also E-Mail, Push, WhatsApp und Slack. Das spart bei jedem Event einen Handgriff und vermeidet versehentliches Vergessen der bevorzugten Kanäle.

Es ist nur eine Voreinstellung. Beim Veröffentlichen selbst lässt sich pro Event jeder Kanal weiterhin an- und abwählen. Nicht eingerichtete oder nicht erreichbare Kanäle bleiben ausgegraut. Mehr dazu unter Veröffentlichen.

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E-Mail einrichten

Ist ein E-Mail-Konto eingerichtet, können Einladungen und Event-Benachrichtigungen per Mail verschickt werden. Zunächst wird die eigene E-Mail-Adresse eingetragen. Ein Klick auf Auto versucht, die passenden Servereinstellungen automatisch zu finden. Klappt das nicht, lassen sich SMTP-Server, Port und Verschlüsselung von Hand eintragen.

Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und danach nur noch maskiert angezeigt. Beim Speichern leer gelassen, bleibt das gespeicherte Passwort erhalten. Mit Testmail senden lässt sich die Verbindung sofort prüfen, mit Entfernen werden die Zugangsdaten gelöscht und E-Mail wieder deaktiviert.

Optional können hier Administratoren per E-Mail gewarnt werden, falls die Datenbank ein Problem meldet.

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Slack einrichten

Slack-Einrichtung mit Webhook und Bot-Token

Slack kennt zwei Wege. Die Webhook-URL schickt eine Nachricht in einen Kanal. Das Bot-Token (beginnt mit xoxb-) ermöglicht Direktnachrichten an einzelne Mitarbeitende.

Für die Direktnachrichten wird in Slack eine App angelegt, mit den Rechten chat:write und users:read.email, und ihr Bot-Token hier eingefügt. Zusätzlich wird pro Person im Personal die Slack-Kennung hinterlegt.

Webhook und Token werden verschlüsselt gespeichert und maskiert angezeigt, ein leeres Feld behält den gespeicherten Wert. Testnachricht senden prüft die Verbindung, Entfernen löscht die Verknüpfung.

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Reservierungssysteme

Im selben Reiter liegt die Anbindung an externe Reservierungssysteme wie TheFork. Neue Reservierungen erscheinen dann als Benachrichtigung und auf der Startseite. Sie lassen sich manuell oder automatisiert als Events übernehmen.

Weil Einrichtung und Ablauf umfangreicher sind, werden sie auf einer eigenen Seite behandelt:

Zur Anleitung Reservierungssysteme

Karte Reservierungssysteme im Reiter Kommunikation