Über das Buchungsformular reservieren Gäste selbst online einen Tisch.
Es ist eine eigene, schlichte Seite der Veranstalterei, die vor
allem auf dem Handy gut bedienbar ist. Sie liegt fest unter /buchen –
bei einer Veranstalterei unter https://reservierung.zursonne.de also
unter https://reservierung.zursonne.de/buchen.
Welche Bereiche, Tische und Zeiten das Formular anbietet, wird bei den
Bereichen festgelegt, siehe
Was der Gast sieht
Der Gast wählt Datum, Personenzahl und eine
Wunschzeit, auf Wunsch auch einen Bereich. Darunter erscheinen
die passenden freien Zeiten als Knöpfe. Einen Raum muss er nicht
wählen – das System sucht ihn, und Tischnamen bekommt er nie zu
sehen.
Ist im gewünschten Bereich nichts frei, bietet das Formular
Alternativen in anderen Bereichen um dieselbe Zeit an. Ist gar
nichts frei, steht dort statt der Knöpfe die Telefonnummer mit
dem Hinweis, dass sich oft noch ein Weg findet. Dasselbe gilt für
Gruppen, die größer sind als online erlaubt. An Tagen ohne
Buchungszeiten heißt es schlicht, dass an diesem Tag keine
Reservierungen angenommen werden.
Zum Abschluss gibt der Gast Name und E-Mail-Adresse an,
optional Telefonnummer und eine Anmerkung. Ein Kästchen, das nicht
vorangekreuzt ist, bietet an, die Daten als
Nach dem Absenden bestätigt die Seite die Reservierung. Braucht die
Gruppe zwei Tische, steht das dabei, sonst erwartet sie eine Tafel
und bekommt eine Kombination.
Einstellungen und Verlinkung
Unter Administration im Reiter Firma gibt es mit
aktiver Reserviererei den Abschnitt Reservierung.
Telefon für Gäste erscheint im Formular, wenn nichts frei ist
oder die Gruppe zu groß, und in den Mails an den Gast. Ohne Nummer
fehlt dieser Ausweg.
Die Öffentliche Adresse ist mit der Adresse der Veranstalterei
vorbelegt. Aus ihr entsteht der Stornolink in den Mails. Ändern muss
man sie nur, wenn Gäste die Veranstalterei unter einem anderen Namen
erreichen. Die Website des Restaurants gehört hier nicht hinein.
Gästedaten aufbewahren legt fest, wie viele Tage nach dem
Termin Name, Telefon und E-Mail aus der Reservierung entfernt werden.
Datum, Personenzahl und Bereich bleiben für die Statistik erhalten.
Stammgäste sind ausgenommen.
Das Aussehen folgt den Firmenangaben: Designfarbe,
Hintergrundfarbe und Logo, die ebenfalls im Reiter Firma stehen.
Auf der eigenen Website genügt ein Link oder Button
„Tisch reservieren", der auf die Formularadresse zeigt. Auch ein
QR-Code auf der Speisekarte oder im Fenster funktioniert. In eine
fremde Seite einbetten lässt sich das Formular nicht.
Bestätigung und Storno
Nach jeder Buchung bekommt der Gast eine Bestätigungsmail mit
Datum, Uhrzeit, Personenzahl und seiner Anmerkung. Genannt wird auch,
wie lange der Tisch für ihn reserviert ist – ohne die Umdeckzeit, die
gehört dem Service.
Ist die automatische Annahme aus, heißt es in der Mail
„Reservierungsanfrage eingegangen" statt „bestätigt", mit dem Zusatz,
dass ohne Rückmeldung alles in Ordnung ist. Zu schreiben, die
Reservierung stehe, obwohl sie noch niemand angesehen hat, wäre nicht
ehrlich.
Zwischen Anrede und Reservierungsdaten kann ein eigener Gruß
stehen, etwa „Wir freuen uns auf Ihren Besuch". Er wird im Reiter
Firma eingetragen, ebenso der Gruß der Stornomail. Der Button
Vorschau zeigt die vollständige Mail mit Beispieldaten – mit dem
gerade eingetippten Text, auch bevor er gespeichert ist. Platzhalter
gibt es bewusst nicht: was dort steht, gilt wörtlich.
Jede Bestätigung enthält einen Stornolink. Er führt auf eine
Seite mit der Reservierung und fragt nach, bevor storniert wird,
Mailprogramme rufen Links manchmal von selbst auf. Danach bekommt der
Gast eine kurze Stornomail. Vergangene Termine lassen sich nicht mehr
stornieren.
Der Betrieb erfährt von jeder neuen Buchung über die Glocke.
Wer mit der Rolle Planung oder Admin arbeitet, kann sich zusätzlich
per Email benachrichtigen lassen: im eigenen Profil über den Schalter
Bei neuen Reservierungen benachrichtigen. Admins können den
Schalter auch bei anderen Nutzern aktivieren bzw. deaktivierern.
Schutz vor Missbrauch
Ein öffentliches Formular zieht automatisierte Buchungen an. Mehrere
Schutzschichten halten sie ab, ohne dass der Gast Bilderrätsel lösen
muss.
Beim Absenden rechnet der Browser im Hintergrund eine kleine
Aufgabe. Für einen Menschen dauert das einen Augenblick, für
ein Programm, das tausend Formulare abschicken will, wird es aufwendig.
Ein verstecktes Feld, das Menschen nicht sehen, verrät Programme,
die alles ausfüllen. Wer das Formular schneller absendet, als es
ein Mensch kann, wird ebenfalls abgewiesen.
Eine Mengenbremse begrenzt, wie oft hintereinander von derselben
Adresse gebucht werden kann. Die Personenzahl ist nach oben gedeckelt,
und gebucht werden kann nur eine begrenzte Zahl von Tagen im
Voraus.
Ohne eingerichteten Mailversand nimmt das Formular keine
Buchungen an: der Gast bekäme sonst weder Bestätigung noch Stornolink
und wüsste nicht, ob seine Reservierung angekommen ist.