Normalerweise werden die Daten eines Gastes nach Ablauf der
Aufbewahrungsfrist aus der zugehörigen Reservierung entfernt. Ein
Stammgast hat zugestimmt, dass sie bleiben. Dafür bekommt er einen
eigenen Eintrag mit einer Notiz. Die ist das eigentliche
Kapital: „keine Nüsse", „sitzt gern draußen", „kommt meist zehn Minuten
später". Bei jeder Reservierung dieses Gastes steht die Notiz dem Service
vor Augen.
Ohne Einwilligung gibt es keinen Stammgast. Sie wird bei der Buchung
erteilt, online vom Gast selbst oder am Telefon gegenüber dem Betrieb,
und lässt sich jederzeit widerrufen.
Wo Stammgäste auftauchen
Stammgäste werden unter Kunden im Reiter Stammgäste
verwaltet, neben den Eventkunden (Punkt 4).
In der Reservierungsliste steht hinter dem Namen eines
Stammgastes ein kleines Symbol; der Tooltip zeigt die Notiz. In der
Übersicht zum Drucken steht stattdessen ein * hinter dem
Namen, und auf der Liste mit Kontaktdaten die Notiz selbst.
Beim Eintragen einer Reservierung werden Stammgäste während
des Tippens vorgeschlagen (Punkt 3), und die Suche oben in der
Anwendung findet sie ebenfalls, auch über ihre Notiz. Wer „Nüsse"
eingibt, findet den Gast mit der Allergie, selbst wenn ihm der Name
nicht einfällt.
Einwilligung
Im Buchungsformular steht unter der Anmerkung ein Kästchen:
Meine Daten für künftige Reservierungen speichern. Es ist
bewusst nicht vorangekreuzt. Eine vorangekreuzte Einwilligung wäre
unwirksam.
Online wird der Gast an seiner E-Mail-Adresse wiedererkannt.
Bucht er ein zweites Mal mit derselben Adresse, landet die
Reservierung beim bestehenden Eintrag, statt einen neuen anzulegen.
Name und Telefonnummer werden dabei aktualisiert, die Notiz bleibt
unangetastet, sie gehört dem Betrieb, nicht dem Gast.
Für telefonische oder persönliche Reservierungen gibt es im
Formular den Schalter Als Stammgast speichern. Er wird nur
gesetzt, wenn der Gast zugestimmt hat.
Die Einwilligung wirkt ab der Buchung, nicht rückwirkend.
Ältere Reservierungen desselben Gastes bleiben unverknüpft und fallen
weiter unter die Aufbewahrungsfrist. Wer eine solche Reservierung
doch zuordnen will, öffnet sie und setzt den Schalter nachträglich.
Am Telefon wiedererkennen
Ab dem zweiten Buchstaben im Namensfeld schlägt das Formular passende
Stammgäste vor, jeweils mit Telefonnummer. Daran erkennt man,
wer gemeint ist. „Müller" gibt es oft.
Ein Klick übernimmt Name, Telefonnummer und E-Mail und zeigt die
Notiz unter dem Feld. Das ist der Moment, in dem sich die
Funktion auszahlt: am Telefon lässt sich gleich nachfragen, ob es
z.B. beim Nussverzicht bleibt.
Zugeordnet wird nie automatisch. Eine falsche Zuordnung brächte
die Notiz des einen Gastes zum anderen, und bei einer Allergie wäre das
gefährlich. Wer den Vorschlag nicht anklickt und weitertippt, legt
keinen Stammgast an, es sei denn, der Schalter wird gesetzt.
Dasselbe gilt beim nachträglichen Zuordnen: wird bei einer
bestehenden Reservierung der Schalter gesetzt, erscheinen die
Vorschläge ebenfalls.
Stammgäste verwalten
Unter Kunden zeigt der Reiter Stammgäste alle Einträge
mit Telefonnummer, E-Mail und der Zahl ihrer Reservierungen.
Das Suchfeld über den Reitern filtert beim Tippen.
Ein Klick auf die Zahl zeigt die Besuche mit Datum, Uhrzeit,
Personenzahl, Bereich und Tisch. Stammgäste haben oft
Stammplätze – wer dreimal an GAR04 saß, sitzt beim vierten Mal gern
wieder dort. Ein Klick auf einen Besuch springt zu diesem Tag in der
Reservierungsübersicht.
Ein Klick auf die Zeile öffnet die Sidebar mit Name, Telefon, E-Mail
und Notizen. Ansprechpersonen wie bei den Eventkunden gibt es
hier nicht. Aus einer Reservierung heraus führt der Button
Stammgast bearbeiten direkt hierher.
Ist der Reiter Stammgäste gewählt, legt der Button oben einen
neuen Stammgast an. Das ist nur sinnvoll, wenn der Gast
zugestimmt hat.
Wird ein Stammgast gelöscht, verlieren seine Reservierungen
die Verknüpfung. Für sie gilt dann wieder die normale
Aufbewahrungsfrist.
Widerruf und Auskunft
Jede Bestätigungsmail an einen Stammgast enthält einen Link zum
Widerruf – in jeder, nicht nur in der ersten, denn wer nach einem
Jahr widerrufen will, sucht keine alte Mail.
Der Link führt auf eine Seite, die zeigt, was gespeichert ist:
Name, Telefon, E-Mail und die Notiz. Erst ein Klick auf
Daten löschen widerruft tatsächlich. Diese Zwischenstufe ist
Absicht: Mailprogramme und Virenscanner rufen Links automatisch auf,
und ohne Rückfrage wären die Daten weg, bevor der Gast die Mail
gelesen hat.
Beim Widerruf wird der Stammgast gelöscht, und seine
vergangenen Reservierungen werden anonymisiert.
Künftige bleiben vollständig, der Betrieb muss den Gast am
Termin noch erreichen können.
Fragt ein Gast, welche Daten gespeichert sind, genügt ein Blick in
die Sidebar im Bereich Kunden. Auf Verlangen steht die Auskunft
auch schriftlich zu.
