Administration: Daten & Sicherung | Anleitung

Der vierte Reiter der Administration, Daten & Sicherung, dreht sich um den Schutz und die Pflege der Datenbank: Sicherungen erstellen und einspielen, die Datenbank prüfen und aufräumen.

Einige Aktionen hier greifen tief ein und lassen sich nicht rückgängig machen. Sie sind mit einer deutlichen Warnung versehen und sollten mit Bedacht verwendet werden.

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Übersicht

Der Reiter bündelt mehrere Bereiche: eine Sicherung erstellen, eine Sicherung einspielen, die automatischen Server-Sicherungen, die Integritätsprüfung der Datenbank und die Wartung.

Alles, was Daten ersetzt oder löscht, ist mit einer Warnung gekennzeichnet. Der Rest dient dem Prüfen und Aufräumen.

Der Reiter Daten und Sicherung im Überblick

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Sicherung erstellen

Backup herunterladen erstellt eine Kopie der aktuellen Datenbank als Datei zum Speichern auf dem eigenen Rechner.

Regelmäßige Sicherungen, zusätzlich zu den automatischen Backups, sind zu empfehlen, besonders vor größeren Änderungen z.B. einem Vollabgleich des Personals. Die Datei sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, denn sie enthält alle Daten.

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Wiederherstellen

Eine Sicherung lässt sich auf zwei Wegen einspielen: durch Hochladen einer zuvor heruntergeladenen Backup-Datei oder durch Wiederherstellen einer der automatischen Server-Sicherungen.

Diese legt das System selbst an, und zwar täglich und zusätzlich wöchentlich. Vor jeder Datenbank-Reparatur entsteht außerdem automatisch eine Sicherung mit dem Namen vor_reparatur.db. Alle erscheinen in der Liste und lassen sich von dort wiederherstellen. Die automatischen Sicherungen werden nach sieben Tagen überschrieben, für dauerhafte Aufbewahrung eignet sich das manuelle Backup herunterladen aus Schritt 2.

Die automatischen Sicherungen tragen aus alter Programmierer-Gewohnheit englische Namen wie daily und weekly. vor_reparatur.db durfte ausnahmsweise Deutsch bleiben. Wer konsequent sein will, müsste leider das Wort Backup abschaffen.

Beim Einspielen wird die aktuelle Datenbank unwiderruflich ersetzt, und alle angemeldeten Benutzer werden abgemeldet. Nur zur echten Wiederherstellung verwenden.

Nur beim Umzug auf einen neuen Server: Die gespeicherte Zugangsdaten SMTP-Passwort und Slack-Zugang sind mit einem Sicherheitsschlüssel verschlüsselt, der bei der Installation entsteht und auf dem Server verbleibt. Eine Neuinstallation erzeugt einen neuen Schlüssel, weshalb diese beiden Angaben nach dem Einspielen der Sicherung in der Administration einmal neu einzutragen sind. Ohne das schlägt der E-Mail-Versand stillschweigend fehl. Beim Wiederherstellen auf dem bisherigen Server ist nichts zu tun.

Sicherung einspielen und Server-Sicherungen

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Integritätsprüfung

Die Integritätsprüfung untersucht die laufende Datenbank auf strukturelle Fehler und verwaiste Verknüpfungen, also Datensätze, die auf nicht mehr vorhandene Einträge verweisen. Das Ergebnis der letzten Prüfung wird angezeigt, mit Prüfung starten lässt sie sich jederzeit erneut ausführen. Die Prüfung erfolgt auch einmal täglich automatisch.

Werden Probleme gefunden, lassen sie sich beheben. Wie die Reparatur abläuft und was dabei geschieht, steht in einem eigenen Kapitel:

Zur Anleitung Fehlerbeseitigung

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Wartung

Zwei Aufräum-Werkzeuge halten die Datenbank schlank:

Verwaiste Bilder aufräumen löscht Bilddateien, die keinem Event mehr zugeordnet sind. Alte Events löschen entfernt alle Events, deren Enddatum älter als der gewählte Zeitraum ist.

Beide Löschungen sind endgültig. Im Zweifel vorher eine Sicherung erstellen.

Ganz unten steht die drastischste Aktion, Auf Werkseinstellungen zurücksetzen. Sie versetzt die Veranstalterei in den Auslieferungszustand und löscht alle Daten, also Events, Kunden, Personal, Ausstattung, Vorlagen, Buchhaltung, Einstellungen und sogar die automatischen Server-Sicherungen. Nur die Administrator-Konten bleiben erhalten.

Unwiderruflich. Zur Sicherheit müssen vorher der Firmenname und das Admin-Passwort eingegeben werden. Danach ist nur noch das wiederherstellbar, wofür ein manuelles Backup vorliegt.

Wartung: verwaiste Bilder und alte Events löschen